RESOLUÇÃO N.º 09, DE 22 DE MAIO DE 2003

     O DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE INSPEÇÃO DE PRODUTOS DE ORIGEM ANIMAL, no uso da atribuição que lhe confere o Artigo 902 do Regulamento da Inspeção Industrial e Sanitária de Produtos de Origem Animal, aprovado pelo Decreto nº 30.691, de 29 de março de 1952, e Artigo 84 da Portaria Ministerial nº 574, de 08 de dezembro de 1998, Portaria nº 41 de 30.07.99, e o que consta no Processo nº 21000.001601/2003- 61 resolve:

     Art. 1° Aprovar o Manual de Auditoria do Serviço de Inspeção de Produto de Origem Animal - SIPA, em anexo.

     Art. 2° Esta resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

     ANEXO

     MANUAL DE AUDITORIA DO SERVIÇO/SEÇÃO DE INSPEÇÃO DE PRODUTOS DE ORIGEM ANIMAL - SIPA

     INTRODUÇÃO

     Norteados pela busca da excelência de nossa agropecuária no tocante as ofertas de produtos de qualidade com sanidade, tanto para atender o mercado interno como para competir num mundo cada vez mais globalizado, o Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal - DIPOA - tem se esforçado em dotar sua equipe de trabalho de instrumentos de ação que melhorem seu desempenho profissional e alavanquem um futuro promissor para sua clientela.

     O SIF nunca foi e não quer ser um órgão meramente burocrático. Sua história é rica em fatos marcantes de atuação decisiva, na abertura dos mercados para os produtos brasileiros, bem como na modernização tecnológica das pequenas, médias e grandes empresas, sem esquecer de suas responsabilidades históricas ligadas à saúde pública.

     Refletindo sua cultura organizacional de busca constante da modernização e atualização, o DIPOA, há muito tenta a viabilização de instrumentos gerenciais de monitoramento e de medição de seu desempenho, através de processos e mecanismos fundamentados nos princípios da Qualidade Total.

     A Divisão de Operações Industrial está instituindo o Sistema de Auditoria de SIPA onde se procura consolidar a legislação e instruções de serviço pertinentes, de forma que num único documento possam estar contemplados todas as referências necessárias às lides de auditoria do Sistema.

     Com este documento busca-se padronizar as atividades do (a) SIPA, passo inicial à introdução de modernos mecanismos de gerenciamento baseados no desempenho e indicadores de tendências, monitorando rotineiramente, o nível de desempenho da atividade de inspeção, não somente para medi-lo, mas principalmente para definir as ações corretivas necessárias ao atendimento do nível de excelência, considerado como ponto crítico de sucesso de nossos objetivos estratégicos.

     Este manual é produzido em sua versão preliminar para que seja testada no tocante a sua implementação nas auditorias nos Serviços/Seções de Inspeção de Produtos de Origem Animal localizados nas Delegacias Federais de Agricultura, e que servirão como projeto piloto, para que as experiências de seus auditores sejam documentadas e incorporadas em sua versão definitiva.

     OBJETIVOS DAS AUDITORIAS

     As Auditorias realizadas nos Serviços/Seções de Inspeção de Produtos de Origem Animal SIPA/DFA, têm por objetivo:

- Determinar a conformidade ou não-conformidade dos procedimentos técnicos administrativos no gerenciamento das atividades de inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal;
- Verificar e avaliar a eficiência e eficácia do desempenho da gestão do (a) SIPA;
- Verificar o cumprimento da missão do DIPOA, as atribuições e as responsabilidades;

O objetivo maior das auditorias é a avaliação da eficiência e eficácia e da adequação do cumprimento das normas técnico/administrativas bem como constatação da regularidade das atividades.

Os resultados do programa de auditoria do (a) SIPA podem ser utilizados com outros objetivos, tais como:

1. A identificação da necessidade de treinamento de pessoal e difusão de técnicas de inspeção;
2. A determinação da eficácia das rotinas técnico/administrativas;
3. Padronização e adequação do sistema aos/as SIPA.
4. Promover uma maior interação entre SIPA e DIPOA.

     CONCEITUAÇÃO AUDITORIA

     É a avaliação sistemática, a cargo da DOI/DIPOA, com aviso prévio, objetivando determinar o cumprimento dos requisitos higiênico-sanitários e tecnológicos previstos no Regulamento da Inspeção Industrial e Sanitária dos Produtos de Origem Animal - RIISPOA -, Leis, Decreto-lei, Resoluções, Portarias, Regulamentos Técnicos, Instruções Normativas, Instruções de Serviço e Circulares.

     AUDITORIA DE GESTÃO

     É a auditoria realizada nos Serviços/Seção de Inspeção de Produtos de Origem Animal SIPA/DFA com o objetivo de avaliar a eficiência e eficácia da gestão através da apuração dos resultados apresentados na execução dos programas de trabalho e avaliação dos resultados.

     AUDITOR

     Fiscal Federal Agropecuário, graduado em medicina veterinária, designado por Portaria do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal - DIPOA.

     AUDITADO

     Serviços/Seções de Inspeção de Produtos de Origem Animal SIPA/DFA.

     CONFORMIDADE

     É o atendimento de um requisito especificado nas legislações pertinentes ao serviço.

     NÃO-CONFORMIDADE

     É o não atendimento de um requisito especificado nas legislações pertinentes ao serviço.

     ATIVIDADES DE PRÉ-AUDITORIA EXECUÇÃO DA AUDITORIA E PÓS-AUDITORIA PLANEJANDO A AUDITORIA

     Levantamento, através de documentação e entrevistas, das características mais importantes das atividades do (a) SIPA/DFA no tocante a metas, objetivos, organização, procedimentos e demais dados necessários para definir, com rigor desejado, o perfil da área ou das operações. Em síntese:

1. A DOI/DIPOA, anualmente, programa as auditorias que serão realizadas no exercício seguinte, em tempo hábil.
2. Identificação do (a) SIPA a ser auditado (a), objetivos e metas.
3. Identificação da organização operacional e administrativa.
4. Identificação de procedimentos de atuação, de controle e de registro.

PROGRAMAÇÃO DAS AUDITORIAS

As auditorias constarão do Plano Operativo Anual do DIPOA de acordo com as freqüências definidas pela Divisão de Operações Industriais - DOI, que se dedicará as seguintes tarefas:

1. Definição dos objetivos do programa de auditoria, sua responsabilidade, a complexidade e criticidade das áreas ou operações a serem auditadas e demais fatores relevantes para o processo decisório;
2. Estruturação do roteiro seqüencial do programa, de maneira a construir as instruções detalhadas. Cada passo deverá indicar não só a tarefa a ser executada pelo auditor (o que fazer), como também embutido, na própria questão, a técnica empregada no exame (como fazer);
3. Estruturação de questionários auxiliares, se necessário, para cobrir pontos específicos a serem examinados pelo auditor.
4. Quando for necessário verificar a implementação das ações corretivas/preventivas requeridas;

     Os auditores serão designados pela Divisão órgão competente do DIPOA, dentre aqueles designados como auditores do Sistema, pela SDA/DIPOA.

     As auditorias serão executadas, no mínimo, por dois auditores.

     PLANO DE AUDITORIA

     Para cada auditoria deve ser realizado um plano específico que deverá ser submetido à avaliação da DOI/DIPOA. Esse plano deve ser elaborado pelo auditor líder, ouvido o Chefe do (a) SIPA a ser auditado (a), desenvolvido com critério, de forma a abranger os detalhes necessários e propiciar ganhos na produtividade dos trabalhos posteriores. São apresentados, a seguir, os principais tópicos que devem ser contidos no desenvolvimento do plano de auditoria.

(a) SIPA/DFA que será auditado.
(b) Chefe do (a) SIPA/DFA.
(c) Endereço (município e estado).
(d) Data da auditoria.
(e) Nomes dos auditores.
(f) Escopo da auditoria
(g) Objetivos da auditoria
(h) Legislação de referência.
(i) Programação das tarefas de auditoria com os respectivos prazos de execução
(j) Local e data.
(k) Nome e assinatura dos auditores

AVALIAÇÃO DO PLANO DE AUDITORIA PELA DOI/DIPOA RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO DO PROGRAMA

A avaliação final do plano de auditoria deverá ser realizada pelo coordenador da equipe de auditoria, de maneira a registrar a:

1. Necessidade de alterações causadas por razões técnicas, redacionais ou outras;
2. Aceitação formal do plano e encaminhamento aos auditores que deverão executa-lo de maneira normativa, dentro das escalas de tempo e trabalhos da área de auditoria;

     A DOI, responsável pela execução do programa, após a análise do plano, entendendo que os objetivos da auditoria não serão alcançados, pode cancelar a execução da mesma.

     ATIVIDADES DE EXECUÇÃO DAS AUDITORIAS

     As Auditorias seräo executadas de acordo com o Plano previamente elaborado e consistem, basicamente, das seguintes etapas:

1. Reunião inicial;
2. Desenvolvimento da auditoria;
3. Reunião de equipe de auditores;
4. Reunião final.

     Reunião Inicial

     Antes de iniciar a auditoria, deve ser feita uma reunião preliminar com o Delegado Federal, chefe DDA/SEDAG e a chefia do(a) SIPA/DFA a fim de serem apresentados os objetivos pretendidos e estabelecer um clima propício ao desenvolvimento dos trabalhos.

     Desenvolvimento da Auditoria

     Alguns cuidados devem ser tomados durante a realização de auditorias:

1. O auditor deve sempre verificar (comprovação pessoal) e nunca se basear em opiniões ou informações verbais recebidas (certificar-se da realidade dos fatos antes de qualquer conclusão);
2. É importante que as constatações sejam feitas em conjunto pelos auditores e auditados e que as evidências objetivas anotadas sejam reconhecidas como verdadeiras por ambas as partes.

Esse trabalho conjunto evita polêmicas e facilita o entendimento na reunião final da auditoria.

3. As informações sobre deficiências devem ser registradas pelos auditores à medida que foram sendo observadas, a fim de assegurar que o relatório da auditoria seja apresentado com exatidão e em detalhes suficientes para facilitar a determinação das ações corretivas necessárias;
4. Condições adversas encontradas durante a auditoria, que requeiram pronta ação corretiva, devem ser comunicadas de imediato pelo auditor ao Chefe do (a) SIPA/DFA.

     Reunião da Equipe de Auditores

     Durante a avaliação, deve ser realizada uma reunião entre os auditores para consolidação do Relatório de Auditoria, com base nos pontos levantados na auditoria, nos registros e nos controles do (a) SIPA/DFA local.

     Essa reunião também tem por objetivo, conhecer as dificuldades eventualmente enfrentadas pelo (a) SIPA/DFA no desempenho de suas atividades e estabelecer as medidas fiscais para as näo conformidades identificadas.

     Reunião Final

     Terminada a avaliação, deve-se realizar a reunião final entre os auditores e Chefe do (a) SIPA/DFA, onde será apresentado o relatório de auditoria com o registro das näo conformidades encontradas e os devidos prazos para correção das mesmas.

     Atividades de Pós-auditoria

Do relatório de auditoria seräo tiradas três vias, sendo o original entregue ao (a) SIPA auditado, que dará o recebido nas outras vias, as quais seräo assim distribuídas:

1 via para o Chefe do (a) SIPA/DFA;
1 via que será encaminhada pelo auditor líder a DOI/DIPOA;
1 via que será entregue pelo auditor líder ao Delegado da DFA do estado do (a) SIPA/DFA auditado.

     PERFIL, EXECUÇÃO DO TRABALHO, QUALIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DO AUDITOR

     A forma mais usada para identificar as características de um profissional é o seu perfil. No perfil estão incluídas tanto as características de natureza puramente técnicas como aquelas de natureza comportamental. Para a determinação do perfil funcional de um determinado profissional deve-se conhecer, analisar e concluir sobre o seu comportamento no contexto de trabalho e concluir se atende os requisitos exigidos para a função. Como será visto a seguir, a eficiência das auditorias depende não só da atuação e experiência dos auditores, mas também de sua postura e comportamento.

     PERFIL DO AUDITOR

     Apresentam-se, a seguir, as principais características relacionadas com o perfil do auditor:

1. OBJETIVIDADE Alcançar o objetivo dos Programas de Auditoria com a melhor relação custo/benefício;
2. CRIATIVIDADE Aplicar o procedimento de auditoria diante de fatos novos;
3. DECISÃO Ter iniciativa na determinação das ações corretivas, objeto das recomendações e ressalvas;
4. SENSO CRÍTICO Avaliar, com imparcialidade, resultado de testes efetuados e provas-"segurança". Acreditar na efetividade das recomendações/ressalvas apresentadas;
5. PERSPICÁCIA Capacidade de captar a verdadeira abrangência do fato sob análise;
6. LÓGICA Estruturar, com coerência, os fatos produzidos em parâmetros de sensibilidade, para criação de argumentação convincente quanto à "causas" e "conseqüências das fraquezas" flagradas;
7. COMUNICAÇÃO Estar capacitado a fornecer e receber dados e informações;
8. PERSUASÃO Força de argumentação para convencer auditado quanto ao impacto das recomendações e ressalvas propostas;
9. INICIATIVA Empreender a ação que deflagra o processo de auditoria;
10. EQUILÍBRIO Manter administradas suas opiniões pessoais e ater-se às evidências de auditorias constatadas;
11. EMPATIA Raciocinar contínua e consistentemente, como se ocupasse a posição do auditado;
12. SÍNTESE Ater-se aos objetivos da auditoria sem desvios de enfoque em minúcias;
13. PERSISTÊNCIA Montar e remontar evidências de auditorias, até o ponto em que sua amarração lógica esteja formalizada;
14. DINAMISMO Manter uma metodologia dos procedimentos de auditoria, a fim de elevar os índices de produtividade.

     SIGILO

     Guardar sigilo sobre o que souber em razão de sua função e evitar conflitos ou críticas em relação ao trabalho, junto a terceiros ou em lugares públicos.

     ZELO

     Zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo, ter habilidade, precaução e zelo profissional no desempenho de suas funções, na fiel execução dos trabalhos e pela correta aplicação da legislação.

     DISCRIÇÃO E POSTURA

     Apresentar-se de forma condizente com o cargo que exerce, tanto no aspecto de apresentação pessoal como na conduta moderada, onde seus atos, expressões, forma de comunicação e comportamento demonstrem equilíbrio, sobriedade e discrição.

     DEVER ÉTICO DA AJUDA

     É de competência do profissional de auditoria, exercer o dever ético da ajuda em relação aos seus colegas na prática da virtude, pois uma classe depende do valor individual de seus componentes e não se pode pensar em coletividade forte sem unidades fortes.

     QUALIFICAÇÃO DO AUDITOR

     O DIPOA executará programas de qualificação de auditores visando desenvolver as seguintes habilidades:

1. Conhecimento e compreensão das técnicas de auditoria;
2. Domínio das técnicas de exames, questionamento, avaliação e para relatar as informações obtidas;
3. Capacidade de planificar, organizar e conduzir a auditora.

     AVALIAÇÃO DO AUDITOR

     Os auditores serão avaliados, quanto ao desempenho, pelo DOI/DIPOA responsável pela execução do programa.

     Cabe também a DOI/DIPOA, recomendar ao Diretor do DIPOA, a exclusão de auditores, em face da constatação de problemas éticos ou profissionais.

     INFORMAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA DO SISTEMA DE INSPEÇÃO DE CARNES E DERIVADOS

     O relatório de auditoria é auto-explicativo, no entanto as seguintes considerações visam auxiliar os auditores no preenchimento do mesmo:

1. Número do relatório - Use um número seqüencial para cada SIPA/DFA auditado.
2. Rubrica dos auditores - Todas as folhas do relatório devem ser rubricadas pelos auditores, no local indicado.
3. Preenchimento da coluna "N" - Essa coluna, correspondente a cada item auditado, deve ser assinalada quando os auditores constatam que esse item está em não conformidade com as instruções legais.
4. Preenchimento da coluna "S" - Essa coluna, correspondente a cada item auditado, deve ser assinalada quando os auditores constatam que esse item esta em conformidade com as instruções legais.
5. Preenchimento da coluna "O" - Essa coluna, é preenchida em duas situações: (1) quando, por qualquer razão, os auditores não observaram um determinado item ou aspecto dos processos ou (2) quando a auditoria foi programada para alcançar um determinado objetivo que não está relacionado com um determinado item.
6. Preenchimento da coluna "A" - Essa coluna, também é preenchida em duas situações: (1) quando se trata de um item relacionado com programas da DOI/DIPOA e que no caso da auditada ainda não foi implantado ou (2) quando, em função das características do (a) SIPA/DFA, não existe a atividade descrita num determinado item.
7. Preenchimento da coluna "R" - Essa coluna deve ser preenchida quando o (a) SIPA auditado (a) executa a atividade, porém com deficiência.
8. O item 18 do relatório ( Tabela de não conformidade/ação corretiva) deve ser preenchido no caso de deficiências assinaladas nas colunas N.

     GUIAS DO SISTEMA DE AUDITORIA SIPA/DFA

     Os Guias do Sistema de AUDITORIA SIPA/DFA contemplam as técnicas de auditoria e/ou os fundamentos técncico-científicos utilizados pelas equipes dos SIPAs. Esses Guias são apresentados por "Atividades", as quais representam os várias segmentos de atuação da inspeção oficial. Cada Atividade é dividia em "Procedimentos" que correspondem aos elementos auditados.

     Sob a denominação de ATIVIDADE foram relacionados os seguintes grupos de procedimentos:

1. Documentação oficial
2. Sistema de controle de entrada e saída de documentos.
3. Cadastro dos Estabelecimentos registrados no SIPA/DIPOA.
4. Ficha Cadastral dos estabelecimentos.
5. Quadro de lotação de pessoal por IF/Região.
6. Aprovação de Projetos (sistema de controle).
7. Controle da Aprovação/Registro/Alteração/Cancelamento/Rotulagem
8. Cronograma de análises laboratoriais.
9. Supervisões técnicas nas IIFFs.
10. Controle da confecção de Certificados Sanitários.
11. Controle de Autos de Infração e Penalidades.
12. Controle da importação de produtos de origem animal.
13. Inspeção de consumo.
14. Atas das reuniões no âmbito do (a) SIPA.
15. Dados de produção

     Os PROCEDIMENTOS resumem aspectos essenciais das instruções legais que o (a) SIPA/DFA, devem cumprir e fazer cumprir, os quais serão avaliados pelos auditores internos do Sistema. Na Atividade denominada "Aprovação de Projetos" os procedimentos estão agrupados de modo a cobrir todos os projetos de estabelecimentos sob SIF.

     Cada "Procedimento" mostra o anteparo legal à execução de uma determinada atividade, através do item identificado como "Legislação", o "modus operandi" da inspeção oficial e alguns fundamentos técnico-científicos necessários ao bom desempenho do inspetor e os procedimentos aplicados pelos auditores para avaliar a conformidade do Sistema.

     Através dos Indicadores, calculados a partir dos Relatórios de Auditoria do Sistema, o DIPOA terá uma visão global do desempenho de cada atividade executada pelo (a) SIPA por unidade da federação, por área de atuação e até mesmo por procedimento de inspeção. Os indicadores de desempenho e tendências serão calculados através da fórmula seguinte:

     Nº de itens em conformidade + 0,5 X x 100
     itens R/N° de itens auditados

     O sistema de monitoramento das atividades permite a definição de um grande número de indicadores; no entanto, numa fase inicial, os órgãos do DIPOA responsáveis pela execução do programa trabalharão com poucos elementos, os quais poderão ser substituídos por outros de acordo com a estratégica da administração do Departamento.

     PROCEDIMENTO: I - DOCUMENTAÇÃO OFICIAL
     Legislação O SIPA deverá dispor dos seguintes documentos:

     Procedimentos

1. Constituição Federal.
2. Regimento Interno do SIPA.
3. Portaria de Nomeação da Chefia do SIPA.
4. Código de Defesa do Consumidor.
5. Lei nº 8.112 (Estatuto do Servidor).
6. Lei 7.889.
7. RIISPOA.
8. Normas Técnicas.
9. Portarias 368 e 371.
10. PNCR.
11. Ofício Circular DOI/DIPOA nº 04/1998.
12. Ofício Circular DCI nº 239/1999.
13. Diretivas da U.E.
14. Pastas com Decretos, Portarias, Circulares, Resoluções, Instruções Normativas, Instruções de Serviço, Regulamentos Técnicos de Identidade e Qualidade, devidamernte organizados.
15. Portaria 46 (HACCP).